Werde Teil unserer Erfolgsgeschichte!
Du liebst es, Ordnung ins Chaos zu bringen, behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick und sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass im Hintergrund alles reibungslos läuft?
Als Office Manager (m/w/d) bist du die zentrale Anlaufstelle unseres Unternehmens und die gute Seele unseres Büros. Du sorgst dafür, dass sich Kolleg:innen, Kunden und Gäste willkommen fühlen, koordinierst Büroabläufe, unterstützt interne Teams und hältst den Arbeitsalltag am Laufen.
Mit deiner positiven Ausstrahlung, deinem Servicegedanken und deinem Organisationstalent trägst du zu einer professionellen und wertschätzenden Arbeitsatmosphäre bei. Du erkennst, wo Hilfe gebraucht wird, packst mit an und bist die Person, auf die sich alle verlassen können.
Dann ist jetzt der richtige Zeitpunkt für unser Kennenlernen – wir freuen uns auf deine Bewerbung!
Office Manager (m/w/d)
Offenburg
Voll- oder Teilzeit
Festanstellung
21.000 - 39.000 € per year
Darum geht's:
Das sind deine Aufgaben:
Office Excellence: Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag und koordinierst administrative Abläufe.
Erste Anlaufstelle: Du empfängst Kunden, Gäste und Bewerber herzlich und repräsentierst unser Unternehmen.
Organisation & Bürokoordination: Du koordinierst Termine und Meetings und stellst durch die Organisation von Bestellungen, Präsenten sowie Büro- und Verbrauchsmaterial einen reibungslosen Ablauf im Team sicher.
Schnittstellenmanagement: Du bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen, arbeitest eng mit dem HR-Team zusammen und koordinierst externe Partner wie Dienstleister und Lieferanten.
Event-Management: Du planst, koordinierst und unterstützt bei Firmen- und Teamevents.
Gesundheitsmanagement: Du unterstützt Aktionen wie Safttage, Obstversorgung und weitere Gesundheitsmaßnahmen.
Fuhrpark: Du unterstützt das Fuhrpark-Team mit der regelmäßigen Wartung & Reinigung der Fahrzeuge und E-Bikes.
Gute Seele des Büros: Du erkennst Bedarf frühzeitig und trägst zu einer positiven Atmosphäre bei. Zudem bist du kreativ und sorgst für saisonale Dekoration. Mit deiner Fürsorge im Office bleiben keine Wünsche offen.
Erste Anlaufstelle: Du empfängst Kunden, Gäste und Bewerber herzlich und repräsentierst unser Unternehmen.
Organisation & Bürokoordination: Du koordinierst Termine und Meetings und stellst durch die Organisation von Bestellungen, Präsenten sowie Büro- und Verbrauchsmaterial einen reibungslosen Ablauf im Team sicher.
Schnittstellenmanagement: Du bist zentrale Ansprechperson für organisatorische Themen, arbeitest eng mit dem HR-Team zusammen und koordinierst externe Partner wie Dienstleister und Lieferanten.
Event-Management: Du planst, koordinierst und unterstützt bei Firmen- und Teamevents.
Gesundheitsmanagement: Du unterstützt Aktionen wie Safttage, Obstversorgung und weitere Gesundheitsmaßnahmen.
Fuhrpark: Du unterstützt das Fuhrpark-Team mit der regelmäßigen Wartung & Reinigung der Fahrzeuge und E-Bikes.
Gute Seele des Büros: Du erkennst Bedarf frühzeitig und trägst zu einer positiven Atmosphäre bei. Zudem bist du kreativ und sorgst für saisonale Dekoration. Mit deiner Fürsorge im Office bleiben keine Wünsche offen.
Das bringst du mit:
Organisation im Blut: Du arbeitest strukturiert und behältst auch in stressigen Situationen den Überblick.
Service-Mentalität: Du hast Freude daran, andere zu unterstützen und bist dir nicht zu schade für jegliche Aufgaben im und ums Office.
Kommunikationsstärke: Du trittst freundlich und sicher auf und sprichst sehr gutes Deutsch und Englisch.
Verantwortungsbewusstsein: Du arbeitest zuverlässig und proaktiv.
Multitasking: Du setzt Prioritäten und behältst die Qualität im Blick.
Teamplayer: Du bist offen, positiv und arbeitest gern mit Menschen.
Erfahrung: Erste Erfahrung im Office Management oder Assistenz ist von Vorteil.
Mobilität: Führerschein Klasse B
Service-Mentalität: Du hast Freude daran, andere zu unterstützen und bist dir nicht zu schade für jegliche Aufgaben im und ums Office.
Kommunikationsstärke: Du trittst freundlich und sicher auf und sprichst sehr gutes Deutsch und Englisch.
Verantwortungsbewusstsein: Du arbeitest zuverlässig und proaktiv.
Multitasking: Du setzt Prioritäten und behältst die Qualität im Blick.
Teamplayer: Du bist offen, positiv und arbeitest gern mit Menschen.
Erfahrung: Erste Erfahrung im Office Management oder Assistenz ist von Vorteil.
Mobilität: Führerschein Klasse B
Das bietet dir die vioma:
- Ein hervorragendes, kollegiales Arbeitsklima in einem dynamischen und internationalen Team.
- Flache Hierarchien und eine offene, wertschätzende Unternehmenskultur, in der du dich entfalten kannst.
- Eigenverantwortung, Vertrauen und echter Gestaltungsspielraum von Anfang an.
- Flexible Arbeitszeiten mit Gleitzeitregelung, damit dein Job zu deinem Leben passt.
- Ein professionelles Onboarding und eine strukturierte Einarbeitung, damit du von Anfang an durchstarten kannst.
- Individuelle Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten, abgestimmt auf deine Stärken und Ziele.
- Regelmäßige Schulungen – weil wir gemeinsam wachsen und uns ständig weiterentwickeln wollen.
- Betriebliches Gesundheitsmanagement mit attraktiven Angeboten (z. B. Massagen, Yoga, Betriebsarzt).
- Ergonomische Design-Arbeitsplätze, die deine Produktivität und dein Wohlbefinden fördern.
- Kostenlose Getränke (Kaffee, Tee, Säfte) und frisches Obst – für den perfekten Energieschub.
- Wir lieben, was wir tun – und feiern das auch bei regelmäßigen Firmen- und Teamevents.
About us
BETTER TOGETHER
We are an online agency in Offenburg that specialized in the hotel industry. Many renowned top-class hotels place their trust in us.
Since 2002, vioma has offered a comprehensive portfolio of products and services for online marketing: software solutions, service and support, websites and web design, online marketing and consulting.
Our dynamic, speed and innovative strength make us a respected partner for the hotel industry, tourism and industry.
We are looking for strong personalities with an innovative mindset, genuine team players with a high level of self-motivation, inspiring doers with a desire for good products and services.
In short: employees who enjoy the challenge of constantly setting new benchmarks. Our family and value-oriented corporate culture as well as our flat hierarchies ensure that you will feel at home in our international team right from the start.
We take the protection of your data seriously!
You will find detailed information on the processing of your data and your rights in our privacy policy.
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If there is no suitable position for you, please use the job posting for unsolicited applications. This will ensures that your data is processed and protected properly.
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